AI for Event Management: Wie Hackation seine Operations betreibt

Case-Hinweis: Hackation ist unsere eigene, wiederkehrende Event-Reihe. Wir betreiben sie als realen Beleg für ein Prinzip, das wir auch für Kunden umsetzen: KI kann den operativen Backbone wiederkehrender Events tragen, und der Auftraggeber kann diesen Stack selbst besitzen.

Situation

Wiederkehrende Events haben ein strukturelles Problem: Die Operations hängen am Gründer. Einladungen, RSVP-Tracking, Erinnerungen, Sponsorenpipeline, Rechnungen, Follow-ups und Recap-Content sind einzeln klein, in Summe aber ein Vollzeitjob, und sie wiederholen sich bei jedem Event. Solange dieses Wissen im Kopf einer Person liegt, skaliert das Format nicht und jede Veranstaltung kostet dieselbe manuelle Energie wie die erste.

Hackation stand genau an diesem Punkt: ein Single-Operator-Format mit Community-Events (Install Partys, Hackathons, Vibe-Coding-Workshops), das nicht weiter von der Verfügbarkeit einer einzelnen Person abhängen sollte.

Vorgehen

Wir haben die Event-Operations nicht als Software-Projekt behandelt, sondern als operatives Betriebssystem: die Summe aus Workflows, Datenstrukturen, SOPs und Agenten-Rollen, die das Format ohne Gründergedächtnis betreibbar machen.

Konkret betreiben wir Hackation auf:

• Einem schlanken Agenten-Team (rund sechs Rollen: Geschäftsführung, Engineering, Revenue Operations, Community, Finance und Orchestrierung) auf Basis von Paperclip. Jede Rolle hat ein Tool-Budget und ein Monatsbudget: der gesamte Agentenbetrieb liegt im niedrigen zweistelligen Euro-Bereich pro Monat.
• Codifizierten SOPs statt Ad-hoc-Anweisungen. Die Install-Party-SOP zum Beispiel ist eine vollständige Checkliste von D-7 (Rahmen setzen) bis D+1 (Konvertieren und Lernen) mit fertigen E-Mail-, Erinnerungs- und Follow-up-Templates.
• Strukturierten Daten statt verstreuter Markdown-Dateien: Sponsorenpipeline, Teilnehmer und Lifecycle-Segmente in einer abfragbaren Datenbank, an die die Agenten andocken.
• Einem eigenen, selbst-gehosteten GPU-Knoten plus Staging (1 Node / 1 GPU) als Fundament für die Workloads, die wir bewusst im eigenen Verantwortungsbereich halten. Wir verkaufen die Methode und das Ergebnis, nicht geliehene Größe.
• Harten HITL-Gates (Human-in-the-Loop): Externe E-Mail-Sends, Veröffentlichungen, Vertragsunterschriften und Finanztransaktionen erfordern menschliche Freigabe. Agenten entwerfen, der Mensch sendet.

Die Agenten übernehmen das Drafting (Einladungen, Erinnerungen, LinkedIn, Recaps), die Triage (Lead-Qualifizierung), Content-Packs und Attendee-Ops. Beziehungsarbeit, Day-of-Facilitation und jede Freigabe bleiben beim Menschen.

Ergebnis

Bei einer realen Install Party (10–25 Personen, zwei parallele Tracks) lief die Operations messbar entlang der SOP:

• 16 von 21 Check-ins, 76 % Show-Rate, getrackt ohne schweres Ticketing-System (unter 30 Personen bewusst kein Pretix, RSVP manuell).
• Follow-ups innerhalb von 24 Stunden an alle Teilnehmer, versendet mit vorgefertigten, typisierten Templates aus der SOP, ohne dass der Gründer jede Nachricht einzeln schreiben musste.
• D-1- und Same-Day-Erinnerungen reduzierten No-Shows sichtbar.

Der entscheidende Punkt ist nicht eine einzelne Kennzahl, sondern die Eigenschaft des Systems: Die operative Last verschiebt sich vom Gründer auf ein dokumentiertes, agentengestütztes System, und das Format kann wiederholt werden, ohne dass die Qualität an einer einzelnen Person hängt.

Übertragbare Lektion

KI ersetzt nicht das Urteilsvermögen: sie ersetzt das wiederholte manuelle Ausführen. Der Hebel liegt in drei Entscheidungen:

1. SOP vor Automatisierung. Erst den wiederkehrenden Ablauf als Checkliste codifizieren, dann Agenten darauf ausführen lassen. Automatisierung ohne SOP ist nur schnelleres Chaos.
2. Strukturierte Daten als Keystone. Ohne abfragbare Pipeline- und Teilnehmerdaten kann kein Agent zuverlässig handeln. Das ist der #1-Engpass, und der erste Schritt.
3. HITL an den richtigen Stellen. Klare Gates für alles, was nach außen geht oder Geld bewegt. Das macht Delegation sicher und gibt dem Betreiber die Kontrolle über den eigenen Stack.

Das ist genau das Muster, das wir bei AI Acceleration Sprint und Event-Ops mit KI-Agenten für Kunden umsetzen: nicht eine geliehene Plattform, sondern ein operativer Stack, den der Auftraggeber besitzt und kontrolliert.

Nächster Schritt

Sie betreiben ein wiederkehrendes Programm (Events, Onboarding, Community, Reporting), und die Operations hängt an zu wenigen Personen? Lassen Sie uns über Ihren konkreten operativen Engpass sprechen.

Kontakt / Erstgespräch anfragen →

Verwandte Themen: Event-Ops mit KI-Agenten: Was wirklich automatisierbar ist | Self-hosted LLMs für den Mittelstand